Privacyverklaring wet AVG
Met ingang van 25 mei 2018 geldt in de gehele EU een nieuwe data- en privacywetgeving, General Data Protection Regulation (GDPR). Deze staat in Nederland bekend als Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De Wet Bescherming persoonsgegevens (WBP) komt hiermee te vervallen. In het kader van de AVG is deze privacyverklaring op de website geplaatst. Wanneer u in deze praktijk een therapie- of coaching-traject aangaat, verklaart u dat u op de hoogte bent van de tekst op deze pagina, en hiermee akkoord gaat.
AVG in deze praktijk – de hoofdlijnen
- In de praktijk In deze praktijk worden door uw psycholoog/therapeut/coach diverse persoonsgegevens van u verwerkt. Deze noodzakelijkheid heeft tot doel om de therapeutische behandeling, dossierverplichting en de financiële afhandeling correct te laten verlopen. Er worden in principe géén persoonsgegevens of persoonlijke gegevens voor andere doeleinden dan genoemde verwerkt of uitgewisseld met derden. Uw gegevens zijn goed beveiligd tegen onbevoegde toegang. Uw gegevens kennen een wettelijke bewaartermijn van 20 jaar.
- U als betrokkene U heeft het recht om te weten of en welke persoonsgegevens van u verwerkt worden. Ook heeft u recht op inzage, aanpassing en (gedeeltelijke) verwijdering van die gegevens (voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad). U bepaalt of en zo ja welke informatie aan derden kan worden doorgegeven
AVG in deze praktijk – nader uitgewerkt
- Uw persoonsgegevens in onze administratie.
- Uw persoonlijke gegevens in een dossier.
- Uw persoonlijke gegevens bij betaling van een consult.
- Uw gegevens op de nota.
- Privacy in de correspondentie.
- Privacy aan de voordeur.
- Privacy in de spreekkamer.
- Beveiliging digitale gegevens.
- AVG-privicyverklaring (model 2.0 ZPM van de NZA)
1. Uw persoonsgegevens in onze administratie
- Om voor (gedeeltelijke) vergoeding door uw ziektekostenverzekering in aanmerking te komen worden er op uw nota uw persoonsgegevens en verzekeringsgegevens vermeld. Dit is de reden waarom wij deze gegevens bij u opvragen.
- Uw persoonsgegevens staan in uw dossier (zie punt 2).
- Een kopie van elke nota wordt opgeslagen in een beveiligde computer (zie punt 8, beveiliging digitale gegevens), die niet op een netwerk is aangesloten.
2. Uw persoonlijke gegevens in een dossier
- Wij zijn door de beroepsorganisaties, zorgverzekeringen en wetgeving verplicht een registratie en (digitaal) dossier bij te houden van uw persoonsgegevens en uw persoonlijke gegevens.
- Dit dossier (EPD = Elektronisch Patiënten Dossier) bevat de digitale aantekeningen (opgeslagen in een beveiligde computer) alsmede de persoonlijke, handgeschreven aantekeningen van elke sessie door de therapeut. De handgeschreven werkaantekeningen worden bewaard in een afsluitbare kast in praktijkruimte van de therapeut. Na afloop van de behandeling worden deze dossiers opgeslagen op een externe, beveiligde locatie.
- De werk aantekeningen kunnen niet worden ingezien door de cliënt en worden vernietigd na afloop van de behandeling.
- Uw dossier kent een wettelijk bewaartermijn van 20 jaar (vanaf de laatste behandeling).
- U heeft recht op inzage, aanpassing en (gedeeltelijke) verwijdering van die gegevens (voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad en dit past binnen “goed hulpverlenerschap”).
- Uw therapeut valt onder het beroepsgeheim. Het beroepsgeheim is de plicht om te zwijgen over feiten en gegevens, die bij het uitoefenen van het beroep bekend raken. Het wordt ook wel zwijgplicht genoemd. Slechts pas na uw schriftelijke toestemming kunnen bepaalde gegevens met derden gedeeld worden.
- U bepaalt zelf of het verstandig is of informatie uit het dossier aan derden kan worden doorgegeven. Over de wenselijkheid daarvan kunt u hulp en advies inwinnen bij uw therapeut.
- Er bestaan situaties waarin het beroepsgeheim kan worden doorbroken. Sinds 2013 zijn alle hulpverleners verplicht de meldcode voor huiselijk geweld en kindermishandeling te gebruiken.
- Als u klant / opdrachtgever bent of wordt van mij dan verwerk ik (mogelijk) uw persoonsgegevens die een relatie hebben met uw functie, zoals bedrijfsnaam, functienaam, adres en woonplaats van bedrijf, telefoonnummer en uw mailadres.
- Als u cliënt bent of wordt van mij verwerk ik uw persoonsgegevens en in sommige gevallen gegevens over uw gezondheidssituatie. Afspraken hierover en omtrent de beveiliging hiervan worden dan met u overeengekomen en vastgelegd in een schriftelijke behandelovereenkomst conform de eisen van de wet WBGO en de AVG.
3. Uw persoonlijke gegevens bij betaling van een consult.
- Alle betalingen geschieden via de bankrekening van de praktijk “Psy-Visie”.
- Als de behandeling wordt afgesloten omdat het behandeldoel is bereikt of als cliënt en therapeut het met elkaar eens zijn dat de behandeling voortijdig wordt afgesloten, zal de factuur worden opgemaakt.
- Afhankelijk van het al dan niet hebben van een contract met de zorgverzekeraar van cliënt wordt de factuur digitaal naar de zorgverzekeraar gestuurd. Dit geschiedt onder de regels en veiligheid van Vecozo.
- In het geval de praktijk geen contract heeft met de zorgverzekeraar van de cliënt dat wordt de factuur via de email als bijlage naar de cliënt gestuurd zodat deze gelijk door cliënt bij de zorgverzekeraar kan worden ingediend voor declaratie.
- Om verwerking van de factuur door de zorgverzekeraar mogelijk te maken, wordt de factuur voorzien van naam, adres, geboortedatum, verzekeringsmaatschappij en uw relatienummer vermeld, als mede het geleverde pakket inzake de hulpverlening.
4. Uw gegevens op de nota
- Wanneer u uw nota indient bij uw zorgverzekeraar raakt het vragen van hulp (de verrichting) bekend. De inhoud van de behandeling raakt niet bekend, in het kader van het beroepsgeheim wordt hier niet over gecommuniceerd met de vergoedende instantie.
- Wanneer uw werkgever de nota betaalt, dan raakt uw naam en de datum van uw bezoek aan de praktijk bekend, maar ook hier geldt dat op de inhoud van de gesprekken beroepsgeheim rust, en dus nooit opvraagbaar is door de betalende partij.
- Een zakelijke nota, zoals bijvoorbeeld voor coaching bevat uitsluitend de gegevens die u of uw bedrijf daarop vermeld wil zien, maar geen inhoudelijke informatie over de behandeling.
- U kunt aangeven of u de nota uitgeprint overhandigd wenst te ontvangen, of dat u deze in PDF via de mail wilt ontvangen.
5. Privacy in de correspondentie
- E-mails over algemene zaken als datum, bevestiging of wijziging van een afspraak kun u mailen naar info@psy-visie.nl
- Wanneer u toch persoonlijke gegevens naar het standaard mailadres van de praktijk stuurt, dan wordt uw mail met persoonlijke inhoud opgeslagen in uw dossier, en uit het mailprogramma (ook online) verwijderd.
- Schriftelijke correspondentie via PostNL wordt in de brievenbus van de praktijk ontvangen. Deze wordt geleegd door de beheerder van het gebouw aan de Schipholweg 103 te Leiden en aan de bevoegde functionaris van Psy-Visie persoonlijk overhandigd.
6. Privacy aan de voordeur.
- Wanneer u aanbelt bent u mogelijk eventjes te zien op camera, zodat wij kunnen vaststellen of wij via de elektrische deuropener de juiste personen toegang bieden tot het pand. Deze beelden worden niet opgeslagen, en kennen geen commerciële doeleinden.
- Wij kunnen niet inschatten of u voor de deur iemand tegenkomt die u kent. Mocht u dit uit oogpunt van uw privacy vervelend vinden, dan kunt u dit bij ons aangeven. Wij zullen dan onze uiterste best doen uw afspraak in te plannen op een tijdstip waarop er geen andere bezoekers in de praktijk zijn. Wij kunnen daar echter geen enkele aansprakelijkheid voor nemen.
7. Privacy in de spreekkamer.
- Uw therapeut valt onder het beroepsgeheim. Het beroepsgeheim is de plicht om te zwijgen over feiten en gegevens van derden, die iemand bij het uitoefenen van zijn beroep te weten is gekomen. Het wordt ook wel zwijgplicht genoemd.
- Soms wordt het beroepsgeheim verbroken. Sinds 2013 zijn alle hulpverleners verplicht de meldcode voor huiselijk geweld en kindermishandeling te gebruiken.
- Er worden normaal geen geluids- of video opnames gemaakt in de spreekkamer. Niet door de therapeut, maar ook niet door de cliënt.
- Wanneer er echter wel geluidsfragmenten gemaakt worden dan dienen zij een therapeutisch doel zoals bij een PDS behandeling of hypnotherapeutische behandeling.
8. Beveiliging digitale gegevens.
- Beveiliging website: Wij hebben een SSL certificaat voor de website.
- Mocht een cliënt persoonlijke informatie naar het mailadres hebben verstuurd, dan wordt deze diezelfde dag uit het mailprogramma (ook online) verwijderd.
- Onze WiFi verbinding wordt niet gedeeld met cliënten of andere bezoekers. Ook alle apparatuur (computer, scanner, printer) zijn met degelijke wachtwoorden beveiligd.
- Er worden in deze praktijk geen digitale beeld- of geluidsopnamen gemaakt of opgeslagen. Niet door de therapeut, maar ook niet door de cliënt. Uitzonderingen zijn eventueel mogelijk, maar dienen schriftelijk vastgelegd te worden in een document met handtekening. Dit document wordt opgeslagen in het cliëntendossier.
9. AVG privicyverklaring.
- Download hier een exemplaar van een model Privacyverklaring naar de normen van de AVG, als u daar prijs op stelt.